Web Toolbar by Wibiya

2013年7月31日 星期三

學承電腦好文分享~~辦公室e-mail文化

<主旨破題 內容簡潔 唯人性雙向溝通e-mail仍無法取代>
  不含垃圾郵件,部分上班族平均每天收到上百封e-mail!怎麼回?怎麼選收件人?誰又放在副本?每封e-mail隱含辦公室文化的「眉角」。104人力銀行行銷處協理陳力孑說,e-mail可適時提高工作效率,減少策略布達成本,不過,e-mail屬於網路單向文字,無法取代必要的人性雙向溝通,了解e-mail禮儀,轉職者也可更快適應新環境的組織氣候。
不含垃圾郵件,部分上班族平均每天收到上百封e-mail!怎麼回?怎麼選收件人?誰又放在副本?每封e-mail隱含辦公室文化的「眉角」。104人力銀行行銷處協理陳力孑說,e-mail可適時提高工作效率,減少策略布達成本,不過,e-mail屬於網路單向文字,無法取代必要的人性雙向溝通,了解e-mail禮儀,轉職者也可更快適應新環境的組織氣候。
<主旨破題 內容簡潔>
  陳力孑說,e-mail寄件人、主旨標題皆是收件人點閱e-mail、以及投入專注程度的關鍵因素,例如,發出會議通知的e-mail,建議直接破題「xx日幾點鐘召開xx會」,避免間接式的「通知開會時間」;為節省收件人閱讀時間,e-mail內容應避免記流水帳,切勿懸疑舖陳、或者從頭說起,建議按重要性,先寫最重要的「梗」、或者最新進度,精簡扼要;直接轉寄e-mail雖可呈現事件始末,但往返太多次的e-mail,將造成過多雜訊,可能干擾收件人閱讀情緒,建議刪除原始信件資料,保持頁面清爽。
<副本收件人不宜過多>
  陳力孑說,每封e-mail都應有清楚目的,和目的相關的當事人,即是e-mail收件人,「副本」cccarbon copy)收件人屬於「被告知」的角色、不宜過多,當副本收件人數超過一般收件人數,e-mail目的可能失焦。另外,巧妙運用「副本」cc,同步告知收件人的直屬主管,適時「加速推展」。
知悉簡答只回覆寄件人即可
  不含垃圾郵件,部分上班族每天收到上百封e-mail。陳力孑說,若只簡單傳達「了解、知道、或謝謝」,只需回覆寄件人,不需「全部回覆」,減少信件「飛來飛去」造成一竿人等無端干擾。
<人性雙向溝通 e-mail無可取代>
  陳力孑說,若上班族屬於「meeting animal」,從早到晚被會議綁架,e-mail有助公事順利推展,不過,e-mail畢竟只是「網路單向文字」,無法取代「人性雙向溝通」,避免成為「e-mail animal」,複雜議題、以及人性深層的雙向溝通,仍需當面溝通;情緒憤怒高漲、心情不佳,文字落筆難免嚴苛,建議在情緒恢復後再發e-mail,避免波及無辜,事後得花更多心思善後人際關係。
<建立收件人資料匣 便於管理>
  一般上班族多會善用「搜尋」功能,避開在成堆的e-mail當中「大海撈針」。陳力孑說,若常態性會收到對方的e-mail,建議新增資料匣,並按寄件人建立規則,日後收信時,系統可自動移入所屬資料匣,便於管理。


文章出處   學承電腦 職場面面觀




學承電腦  學習成就更好的你  http://www.pccenter.com.tw/


沒有留言:

張貼留言